Fallstudie: Österreichisches Fachgeschäft führt neues  ERP-System ein

Die Bikes & Wheels Einzelhandelskette verfügt über Filialen in Linz, Vöcklabruck und Wels. Das Unternehmen beschäftigt 52 Mitarbeiter und bietet alles rund ums Fahrrad – von Beratung über Verkauf und Service bis zum Bike-Leasing. Als digitales Rückgrat der Warenwirtschaft hatte Bikes & Wheels bisher eine ERP-Software eines Fahrradherstellers im Einsatz. „Das System bot leider keine saubere Möglichkeit, mehrere Standorte in einem System zu verwalten. Auch war der Datenexport zur Buchhaltung aufwändig. Wir suchten daher nach einer neuen Lösung, die alle Anforderungen in einem System vereint“, berichtet Matthias Pronegg, Projektleiter der Bikes & Wheels 2 Radhandels GmbH.

Um das System an die Anforderungen zu adaptieren, holte die Radshop-Kette den Digitalisierungsspezialisten Inside Ax an Bord. „Der Dienstleister ist nicht nur in der Nähe angesiedelt, sondern hat als Sponsor eines Rennteams auch Bezug zum Radsport und versteht daher unsere Prozesse“, sagt Pronegg.

Das neue ERP-System sollte nicht nur die geforderte Integration aller relevanten Prozesse bieten, sondern auch skalierbar und flexibel sein. „Um ein Franchisesystem zu ermöglichen, haben wir ein erweiterbares System gesucht“, erläutert Pronegg. Nach einer detaillierten Analyse und Dokumentation der Kernprozesse sowie einem Soll-Ist-Vergleich passte Inside Ax die Abläufe entsprechend an. So mussten z.B. Eingangslieferscheine rascher als bisher verbucht werden, weil kein negativer Lagerbestand zugelassen ist. Als besondere Herausforderung wurde eine enges Zeitfenster von nur vier Monaten für die Umsetzung vorgegeben, um für den Saisonstart im April bereit zu sein. „Ziel war es, den gesamten Verkaufsprozess inklusive Kassen im neuen System abzubilden und zu vereinheitlichen, da zuvor jede Filiale mit ihrem eigenen Prozess gearbeitet hat“, erklärt Pronegg.

Das Projekt hielt weitere Herausforderungen bereit. „Die Stammdaten mussten gewartet und aus dem bestehenden ins neue System exportiert werden. Dabei hat man sich zuerst nicht ausreichend mit den Unterschieden der beiden Systeme beschäftigt. Die Datenqualität ist überaus wichtig, denn jeder Fehler beim Einbuchen der Ware bleibt bis zum Jahresabschluss. „Aufgrund unklarer und unstrukturierter Abläufe schlichen sich Fehler in das System ein, die nur mühsam aufzufinden und zu beheben waren. Dies erforderte einen erheblichen Einsatz“, sagt Pronegg. Auch die Schulung der Mitarbeiter erwies sich als große Aufgabe. Aufgrund der kurzen Projektlaufzeit blieb kaum Zeit für die Trainings und benutzerfreundliche Darstellungen. „Wir haben jedenfalls an jedem Standort einen Key-User bestimmt, der in-house geschult wurde und danach sein Wissen an die Kollegen weitergab“, berichtet Pronegg.

Der Aufwand hat sich bezahlt gemacht, denn der gesamte Warenwirtschaftsprozess konnte durchgängig digitalisiert werden. Alle Touchpoints mit den Kunden und sämtliche relevanten Daten, egal ob Fahrradkauf, Fahrradservice oder Zubehörkauf, werden sofort im System der als digitaler Prozess erfasst. Man kann filialübergreifend Lagerbestände abrufen und jederzeit Ware von einer Filiale zur anderen holen, wenn z.B. eine gewisse Farbe oder Größe eines Fahrrads in der Filiale nicht verfügbar ist. Wenn die Ware nicht lagernd ist, wird automatisch vom System ein Bestellvorschlag erzeugt, ebenso wenn ein gewisser Mindestlagerbestand unterschritten wurde. Dadurch wird der komplette Beschaffungsprozess angestoßen. Mit der integrierten POS-Funktion inkl. Registrierkassa können sofort die Barverkäufe aber auch Anzahlungen abgewickelt werden. Durch die smarte Lösung werden die Buchungen automatisiert in die Buchhaltung übertragen, das vereinfacht die Abstimmung zwischen Buchführung und Kassa massiv. So sind die Prozesse transparenter und Fehlerquellen wie falsche Lagerbestände lassen sich deutlich reduzieren. „Wir nutzen die BI-Funktionen für Reports, etwa Verkaufs- und Lagerauswertungen oder Marken- und Warengruppenanalysen, die wir dann den Einkäufern und Standortleitern zur Verfügung stellen“, erklärt Pronegg.

Da alle relevanten Kernprozesse wie Verkauf, Lager und Buchhaltung nun in einem geschlossenen System integriert sind, profitiert Bikes & Wheels von schnelleren Reaktionszeiten und mehr Effizienz. Auf Knopfdruck sind alle relevanten Informationen verfügbar – von Lagerstand über Bestellhistorie bis zu betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. „Vom Auftrag des Kunden bis zur Bestellung beim Lieferanten und wieder zurück läuft der Prozess nun durchgängig und effizient. Außerdem benötigen wir fast kein Papier mehr, weil alles digital im System abgebildet ist“, freut sich Pronegg. Auch die Verwaltung, das Versenden und Umlagern der Ware in den unterschiedlichen Lagern ist viel einfacher geworden. „Wir können in jeder Filiale ein zusätzliches Lager einrichten und die Bestände jederzeit abrufen. Die bisherige aufwändige Abstimmungsarbeit fällt nun komplett weg“, so Pronegg.

Neben dem Verkauf im Laden nutzt Bikes & Wheels den bestehenden Webshop. Dabei können Daten aus dem System ganz einfach in den Webshop importiert oder automatisiert mit dem Webshop synchronisiert werden, etwa Artikelnummer, Preise, Lagerbestand und Verfügbarkeit. Zusätzlich erleichtert die mobile Inventur die Abläufe. „Wir führen in der Nebensaison eine Stichtaginventur durch. Dafür verwenden wir mobile Scanner mit einer kompakten Softwarelösung“, erläutert der Projektleiter. Dabei werden zuerst Lagerbestanddaten aus dem ERP an Handhelds exportiert, dann die Artikel gescannt und die Liste mit Scandaten ins System importiert, das einen Soll-Ist-Vergleich ausführt und notwendige Buchungen vorschlägt.